Jatengkita.id – Setiap organisasi pernah mengalami fase ini, pengurus berganti, semangat baru menyala, tapi perlahan muncul kalimat yang terdengar familier,
“Kita mulai dari nol saja ya.”
Masalahnya, organisasi yang terlalu sering “mulai dari nol” biasanya bukan sedang berbenah, melainkan sedang kehilangan ingatan.
Dalam ilmu organisasi, kondisi ini dikenal sebagai rapuhnya memori organisasi (organizational memory). Walsh dan Ungson (1991) menyebut memori organisasi sebagai, “Stored information from an organization’s history that can be brought to bear on present decisions.”
Di tingkat praktik, memori ini seharusnya melekat pada jabatan, bukan berhenti di kepala orang. Inilah yang kita sebut memori jabatan.
Memori jabatan membuat sebuah posisi “ingat”, meskipun orangnya berganti. Ia menyimpan bukan hanya apa yang diputuskan, tetapi mengapa keputusan itu diambil. Tanpa ini, regenerasi berubah menjadi pengulangan, dan estafet kepemimpinan terasa seperti lari di treadmill, capek tapi tidak maju.
James G. March (1991) mengingatkan bahwa organisasi belajar bukan hanya dengan mencari hal baru (exploration), tetapi juga dengan menggunakan pengalaman masa lalu (exploitation). Jika pengalaman itu tidak diwariskan lewat memori jabatan, maka pelajaran berharga ikut pensiun bersama pejabat lama.
Lebih berbahaya lagi, organisasi bisa jatuh pada apa yang disebut Hedberg (1981) sebagai organizational forgetting, lupa lebih cepat daripada belajar. Akibatnya, kesalahan lama diulang dengan wajah baru, dan kebijakan lama dibatalkan tanpa memahami konteksnya.
Tradisi birokrasi modern sejak Max Weber sudah menekankan pentingnya arsip dan catatan tertulis. Bagi Weber, organisasi yang rasional adalah organisasi yang tidak bergantung pada ingatan personal, tetapi pada sistem yang terdokumentasi (Economy and Society). Memori jabatan adalah wujud praktis dari prinsip ini.
Dalam perspektif manajemen pengetahuan, Linda Argote (2013) menyebut kemampuan mempertahankan pengetahuan lintas generasi sebagai faktor kunci keberlanjutan organisasi. Tanpa memori jabatan, organisasi boleh punya kader hebat, tetapi tetap kehilangan arah kolektifnya.
Itulah sebabnya memori jabatan bukan soal romantisme masa lalu. Ia adalah alat disiplin organisasi agar setiap generasi melangkah lebih jauh, bukan sekadar mengulang jejak generasi sebelumnya.
Organisasi yang matang bukan organisasi yang anti perubahan, melainkan organisasi yang berubah dengan ingatan. Karena masa depan yang kokoh selalu dibangun di atas pengalaman yang tidak dilupakan.
Baca juga: Fenomena “Geng Solo” dalam Dinamika Politik Indonesia